Espacios de trabajo y atención a clientes

Además de tu casa o apartamento, la oficina es un espacio donde pasas gran parte de tu tiempo. Por eso es muy importante que sea un sitio agradable donde te sientas a gusto, logres concentrarte y mantener la energía suficiente para desempeñar tu trabajo.

Es posible que en algún punto de tu vida profesional hayas estado en espacios de trabajo donde no te has sentido cómodo, donde en lugar de encontrar paz, has encontrado factores que son incómodos e interfieren con tu trabajo ya que no dejaban concentrarte como es debido. Por ejemplo, una iluminación pobre puede provocar una sensación de cansancio e incluso dolores de cabeza y una oficina con una estética pobre, no invita a permanecer mucho tiempo en ella ¿no es cierto?

Lo que sucede es que la decoración de los espacios de trabajo puede hacer una gran diferencia para ti y tus colaboradores, pues un buen diseño de interiores en la oficina influye en el bienestar laboral, genera imagen de marca y tiene un efecto positivo en la productividad de la empresa.

Como veremos a continuación, la decoración también es muy importante para proyectar una imagen profesional a tus clientes y no deberías descuidarla.

Atención al cliente y decoración

Algo que debes tener presente es que el área de atención al cliente tiene que ver con el ámbito de las emociones. Todos hemos sido clientes alguna vez y sabemos lo importante que es recibir una buena atención por parte de las empresas con las que debemos tratar y, ante cualquier fallo, solemos sentir mucha frustración y molestia. Pero cuando recibimos un trato excepcional, nos sentimos felices y agradecidos. Hablamos bien de la empresa y desarrollamos lealtad hacia ella.

Para lograr una experiencia memorable para el cliente, el personal debe estar capacitado para dar la mejor atención proyectando una buena actitud y utilizando un lenguaje asertivo. Pero hay otro aspecto que no tiene que ver con los recursos humanos de la empresa y es la decoración de la oficina, pues también juega un papel muy importante en el proceso de atención al cliente y a lo largo de este artículo veremos cómo hacerlo lo mejor posible.

Recuerda que el objetivo es que el cliente se sienta satisfecho y disfrute acudir a las oficinas por haber tenido una experiencia única. Una decoración adecuada ayuda a mantener e incluso aumentar tu cartera de clientes.

Espacio

El espacio de la oficina de atención a clientes debe transmitir amplitud. Esto no quiere decir que el espacio deba ser grande en sí mismo, sino que la decoración debe estar pensada para conseguir este efecto, sin importar que se trate de una oficina pequeña.

La iluminación es muy importante para brindar calidez al espacio. Las ventanas grandes o los paneles de cristal son elementos imprescindibles para una buena iluminación. Si la oficina no cuenta con ventanas o son insuficientes para dejar pasar la luz del día, entonces deberás esmerarte para conseguir la mejor iluminación artificial. Las luces de led son la mejor opción porque son potentes y económicas.

Cuando se trata de una oficina de atención al cliente, es imprescindible contar con salas de espera que sean cómodas y agradables. Procura contar con asientos suficientes porque esperar de pie puede ser incómodo y el cliente se llevará una mala impresión, a pesar de haber obtenido un buen servicio.

Recepción

El área de la entrada debe invitar al cliente a ingresar a la oficina. Las plantas, esculturas, fuentes o una pequeña vereda, son elementos simples pero efectivos porque distinguen los lugares de trabajo como ambientes únicos.

Aunque se trate de una oficina pequeña, es importante contar con un módulo de información cerca de la entrada. Puede ser un pequeño escritorio donde la persona pueda estar cómoda, ya que pasará ahí varias horas. Piensa que el bienestar de tus colaboradores es igual de importante que el de los clientes y que brindarán un mejor servicio si se encuentran satisfechos.

Elimina las barreras entre el personal y los clientes como muros, ventanillas y paneles de cristal, a fin de brindar un trato más personalizado.

Servicios

Debes poner a disposición del cliente un área para tomar café, agua y té. Puedes incluir algunos snacks como fruta y galletas.

Es importante contar con sanitarios especiales para uso de los clientes que sean agradables y estén siempre limpios. Aunque pueda parecer una nimiedad, ir a un sanitario sucio o donde falte lo básico como papel de baño y jabón, tiene un impacto negativo y puede determinar que los clientes no deseen acudir a tu oficina y que tus colaboradores prefieran otros lugares de trabajo.

Entretenimiento

Las oficinas más modernas y exitosas cuentan con espacios de entretenimiento para los colaboradores y el área de atención al cliente no debe ser la excepción.

Procura tener elementos para relajar y distraer a los clientes en salas de espera y áreas comunes como cuadros, esculturas, peceras, pantallas interactivas, libros, rompecabezas de madera u otros juguetes didácticos que pueden gustar a chicos y grandes.

Si regularmente tienes clientes que van acompañados de sus hijos, puedes disponer de un área infantil con juegos. No tiene por qué ocupar demasiado espacio y aunque sea algo modesta, tus clientes se sentirán muy agradecidos.

Disponer productos que tus clientes puedan probar es una gran idea, según el rubro de tu empresa. Los mantiene ocupados mientras esperan y además te ayuda a promover los productos.

WiFi gratuito

Ofrecer al cliente lo que desea es la clave para mejorar su experiencia en tu oficina y el WiFi gratuito no puede faltar. Siempre cuida que el servicio sea funcional y coloca el nombre de la red y la clave en distintos puntos que estén a la vista de los clientes para que no deban molestarse en pedirla a tus colaboradores.

Toque hogareño

Dile adiós de una vez por todas a la frialdad del minimalismo. No más muros pálidos y esas molestas luces blancas que te hacían sentir que habías ingresado al hospital o al supermercado. La decoración actual se define por una combinación de materiales para tener distintas texturas y colores, elementos decorativos como cuadros, pequeños murales y esculturas, que ayuden a distraer y entretener a quien los mire.

Incluye acabados en madera, pon alfombras coloridas y muebles mullidos. Puedes jugar con el color y crear ambientes distintos en cada espacio para que el cliente se sienta transportado a otro mundo cada vez que cruce una puerta.

Oficinas sustentables

Los clientes son cada vez más exigentes y esperan que las empresas estén comprometidas con el cuidado del medio ambiente. Actualmente muchas compañías procuran incluir elementos como sistemas de captación de lluvia, biodigestores, paneles solares, separación de residuos o sistemas de energía eólica como parte del diseño de sus espacios de trabajo.

Además de mejorar la imagen, las tecnologías ecoamigables realmente pueden significar un ahorro para las empresas, por lo que deberías considerar este aspecto.

Algunos ejemplos

Entre las oficinas que han sabido aprovechar exitosamente la decoración en el área de atención al cliente muchas compañias con presencia mundial se enfocaron en trabajar en el diseño de sus oficinas para eliminar las barreras que separan clientes y jefaturas. También se ha planteado el objetivo de hacer de sus oficinas espacios sostenibles por medio de iluminación y climatización inteligente. Estos casos son más comunes en oficinas relacionadas a bancos u otro tipo de instituciones financieras, para evitar clientes frustrados y minimizar los tiempos de espera.

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