¿Necesitas más espacio de trabajo? Descubre por qué debería comenzar a buscar más pronto de lo que piensa

Hay momentos en los que queda claro que el lugar de trabajo se hizo pequeño, el espacio es insuficiente  y es preciso buscar nuevos horizontes. A veces, los miembros de la organización comienzan a personalizar y apropiarse de los espacios, empleándolos para actividades como tomar café y distraerse, todo como nuevas formas de buscar el bienestar.

Cuando todos se dan cuenta de que algo no funciona bien, quizá ya sea demasiado tarde y el deterioro del espacio de trabajo podría estar afectando el ambiente laboral o la productividad. Por eso, hay que adelantarse y atender a las señales que indican que el espacio que actualmente se ocupa no es el más indicado y que se necesita buscar una mejor opción.

Poner atención a las señales y anticipar los efectos negativos de la falta de espacio puede ser la salvación para muchos problemas y el mejor incentivo para mejorar el desempeño del equipo.

Buenos espacios de oficina para mejorar la productividad

Se ha demostrado que un espacio de trabajo adecuado a las necesidades de la empresa y la comodidad de los miembros del equipo, tiene un efecto positivo en el aumento la productividad.

Un lugar de trabajo cómodo mejora el rendimiento del personal, evita el ausentismo y favorece el trabajo en equipo, generando colaboradores felices: la clave de la productividad. Por su parte, espacios cerrados, estrechos o mal organizados no favorecen la interacción personal y significan un serio obstáculo para las actividades laborales.

Por eso, la búsqueda de un mejor desempeño debe ser acorde a encontrar opciones positivas, creativas y exitosas.

Atender las señales

A continuación, presentamos las principales razones por las que es preciso pensar en un cambio, y las soluciones de empresas líderes, especialistas en recursos humanos y agencias de arquitectura:

1. Cuándo iniciar la búsqueda de un mejor lugar

La búsqueda del mejor lugar de trabajo debe iniciar mucho antes de que se empiecen a presentar problemas. La planificación del líder debe anticiparse a las dificultades futuras y emprender la innovación en los sistemas de trabajo, organización y uso de espacios que demandan los tiempos cambiantes a las empresas.

Poner atención a aspectos básicos tales como las posibles dificultades de acceso al entorno urbano, los crecientes problemas de inseguridad en los alrededores o poca disponibilidad de servicios, tales como fibra óptica, trasporte o insumos.

Otro factor de alerta es la necesidad de modificar prácticas laborales, con la incorporación de nuevo personal o equipo, cambios en jornadas laborales o adopción de servicios externos.

En suma, la elección de un lugar de trabajo debe ser el adecuado a un proceso de planificación general de toda la compañía, pesando en sus proyectos y objetivos, los cambios en la economía, las exigencias del mercado y las transformaciones en la fuerza laboral.

2. Cómo elegir los mejores espacios de oficina

Algunos de los factores determinantes en la selección del mejor lugar para trabajar es la atención a ciertos aspectos prácticos de la compañía, que involucran sistemas de trabajo y rubro de la empresa. Los sistemas de trabajo, las exigencias del mercado y las relaciones laborales están en permanente cambio, por ello es preciso empezar por un análisis de las necesidades y perspectiva de las empresas.

Una opción actual, para pequeñas compañías o startups, es el empleo de espacios de coworking e incluso de oficinas virtuales. Muchas de las funciones tradicionales de la oficina pueden ser realizadas de manera externa o estar alojadas en la red.

Otra posibilidad es el uso de edificios en los que diversas empresas comparten servicios, tales como cocina o cafetería, servicios sanitarios, estacionamientos, salas de juntas, personal de mantenimiento o centrales telefónicas.

En suma, la oficina actual ha cambiado su configuración, siguiendo el ritmo de las innovaciones empresariales. Los espacios se vuelven móviles y cambiantes, inteligentes, conectados y ubicuos.

3. Cambios en la organización y nuevas interacciones

Las transformaciones en el mercado que obligan a las empresas a modernizar sus prácticas son una advertencia para empezar a buscar nuevas oportunidades en lugares de trabajo. Los sistemas de trabajo requieren de instalaciones acordes, y en gran medida la elección de un entorno adecuado puede ser el impulso y la oportunidad para transformar viejas prácticas poco productivas.

4. Considere el entorno urbano

Los cambios en las matrices de población en las grandes ciudades hacen que ciertas zonas se revaloricen o que ciertos lugares del entorno pierdan su anterior prestigio. Un proceso mundial es la pérdida de valor de las zonas históricas de las ciudades y la necesidad de grandes inversiones para darles nueva vida, aunque con poco acceso a la infraestructura.

Otro fenómeno es la apertura de zonas periféricas con edificios corporativos dotados de mayores servicios e infraestructura, aunque con problemas de acceso o altos costos.

Una empresa deberá considerar los pros y contras de optar por revitalizar un espacio dentro de un entorno urbano tradicional, o apostar por la migración hacia zonas dotadas de servicios y de alta tecnología.

Generando el diseño para progresar

Tendencias mundiales

Los nuevos espacios para oficinas de vanguardia han dejado atrás los ambientes cerrados y han optado por grandes zonas abiertas, donde se emplean recursos como la ausencia de paredes interiores, que son reemplazadas por paneles móviles y ventanales que favorecen la visibilidad y la transparencia entre diversas áreas.

Los miembros de la organización pueden ver en todo momento a los jefes, pueden circular libremente por las instalaciones y disponen de lugares de reunión. Las oficinas se vuelven más colaborativas gracias al diseño.

Así se rompen muchas de las jerarquías que estaban establecidas desde la arquitectura tradicional, con el objetivo de generar contactos horizontales y colaborativos. Los cubículos de trabajo no están cerrados sino abiertos y comunicados, sin obstáculos alrededor, facilitando la interacción.

Mejores tecnologías

Otro factor importante es la creación de espacios sustentables, con ahorro de energía y de recursos como agua y electricidad. Se emplea menos el aire acondicionado por medio de la arquitectura enfocada al bienestar, con mejores materiales y se establecen planes de ahorro en luz con uso de lámparas LED o de bajo consumo.

La iluminación busca evitar el cansancio y los reflejos molestos en las pantallas de los equipos. Sistemas inteligentes para medir el desempeño y los logros del personal reemplazan a los antiguos supervisores.

Otro factor importante es la conectividad y los ambientes digitales, la disponibilidad de recursos como fibra óptica o conexiones a internet o telefónicas, ya sea para comunicaciones internas o externas.

Espacios para descanso

A partir de la experiencia de oficinas como Google en todo el mundo, se ha generado conciencia sobre la conveniencia de ofrecer espacios favorables para el descanso  y la interacción informal entre los integrantes del personal.

Juegos de mesa o ambientes divertidos, son algunos de los elementos en boga para romper la idea tradicional del trabajo como una serie de tareas obligatorias, que no se esperaba que fuesen placenteras.

Uso de colores y decoración

Existen muchos estudios sobre la influencia de los colores sobre el estado de ánimo y la predisposición a ser más productivos. Del mismo modo, la decoración interior debe apuntar a objetivos claros hacia el bienestar, ya sea generando espacios para la quietud y la calma o bien con recursos que impulsen a la acción o la creatividad.

¿Cuándo buscar un mejor lugar de trabajo? ¡Ahora mismo!

En resumen, la búsqueda de un mejor lugar de trabajo debe anticiparse a los cambios, a partir de las exigencias internas y externas. Es preciso fomentar la creatividad y la interacción entre el personal, con espacios que fomenten nuevas prácticas laborales y optar por las zonas urbanas con mejores perspectivas de crecimiento.

Los que se adelanten en este proceso estarán un paso adelante de su competencia.

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