Mejorar los espacios de oficina pueden mejorar el rendimiento de su empresa

La creación de un espacio de oficinas agradable tiene que pensarse como uno de los mecanismos más relevantes a la hora de lograr una mayor eficiencia y dinamismo dentro de la empresa. Está demostrado mediante estudios específicos que las personas que se encuentran de buen humor y felices llegan a ser más productivos que los que no lo son. Por esto mismo, la pregunta que tenemos que hacer es ¿cómo podemos mejorar el ambiente laboral para elevar los beneficios del negocio?

Tendencias

Actualmente la tendencia que se está siguiendo en todas las grandes y pequeñas empresas es la de evitar el aislamiento. La implementación de espacios de oficina que eliminan paredes o crean cubículos con las paredes más bajas generan en las personas una mayor colaboración entre ellos y, a su vez, logra la posibilidad que se vuelvan más autogestivos, acortando los tiempos de movimiento de información. El bienestar de la fuerza de trabajo genera una buena actitud hacia los problemas, logrando una mejor resolución de ellos. El compañerismo mejora las relaciones interpersonales e incluso logra que tal bienestar influya en la salud de nuestros profesionales, evitando ausentismo o faltas innecesarias.

Un lugar agradable

Un estudio realizado sobre 1500 profesionales, determinó que las empresas que tienen personas que se sienten bien y a gusto, logran un mejor desempeño en sus actividades. Al estar a gusto en su lugar de trabajo, generan un sentimiento de pertenencia, lo cual se transmite en bienestar y, posteriormente, en una mejor productividad de este. Una persona que se encuentra a gusto y en estado de felicidad presenta niveles de dopamina y serotonina altos, los cuales incrementan la capacidad cerebral en un 100%, incidiendo directamente en la productividad de nuestros miembros. Por esta razón, se hace imprescindible entender que la creación de un ámbito agradable de trabajo es una inversión invaluable.

Otro punto que no es menor es la facilidad con la que se adaptan a los cambios cuando el lugar de trabajo es satisfactorio. Los aromas, la pintura en las paredes, los decorados, las herramientas, su escritorio, la visibilidad y cualquier cosa que afecte a los colaboradores en sus actividades diarias impactará directamente en la empresa.

Herramientas, motivación y confort

Siempre que nuestro equipo precise de alguna herramienta, esta tiene que estar disponible. Si las herramientas de trabajo no se encuentran o están defectuosas, las personas tienden a ofuscarse y perder la energía con la que iban a realizar la tarea. Por ejemplo, las impresoras, fotocopiadoras, computadoras y demás herramientas de nuestro espacio de oficina, no le hacen perder el tiempo a nuestros trabajadores, le hace perder dinero a la empresa.

Muchas empresas de gran porte como Google por ejemplo, poseen frases motivacionales en las paredes, en distintos lugares del decorado, lo cual también impacta directamente en un aumento considerable de la productividad de las personas.

El mobiliario en los espacios de oficina, así como las herramientas de trabajo, son un punto muy importante a tener en cuenta si queremos mejorar la productividad.

Suponiendo que tenemos un equipo de 5 personas, de las cuales dos se encuentran en asientos defectuosos o incómodos y, a su vez, el lugar que ocupan en la oficina no les permite concentrarse. Podemos tener por seguro que estaremos trabajando al 100% solo con 3 profesionales y, posiblemente, tengamos dos ausentismos por problemas médicos, que nos dejarán un flujo de trabajo demasiado grande para el resto. Estas cuestiones son las que tienen que optimizarse con mayor urgencia, si lo que se quiere logar es productividad, eficacia y los mejores beneficios para la compañía.

Detalles finos

Así como una empresa de marketing sabe perfectamente que los colores de un comercio ayudan a que un cliente permanezca más tiempo en nuestro negocio, el profesional de marketing también puede decirnos que con nuestros espacios de oficina pasará exactamente lo mismo: no hay que abusar de colores como el negro o aquellos colores muy fuertes u oscuros, ya que pueden provocar una saturación visual. Esto se puede traducir en dolores de cabeza y, con el tiempo, en estrés, que es responsable del 60% de las horas de trabajo que se pierden anualmente, según estudios realizados por SteelCase. En esa investigación, también se destacó que solo el 56% de las personas encuestadas se sentían cómodas y relajadas en sus puestos de trabajo.

Como se puede apreciar, los pequeños detalles pueden acarrear grandes problemas. Para evitar estas situaciones, lo aconsejable es utilizar, entre otras cosas, colores claros, que no sean muy impactantes a la vista y de esta manera no solo consigamos que los miembros de nuestra empresa se concentren mejor, sino que también la productividad sea mejor, logrando mejores beneficios para nuestra pequeña, mediana o gran empresa. No importa el tamaño de nuestro negocio, estas características se aplican a todos y en todos los ámbitos de trabajo.

Asimismo, un estudio realizado por Alan Hedge, Ph.D, CPE y la Universidad de Cornell determinó que la temperatura de las oficinas influye de manera muy perjudicial en las personas. Mediante un experimento en la que se bajó la temperatura de unas oficinas radicalmente, se pudo comprobar que los errores de tipeo aumentaron en un 74% y la productividad de tipeo bajó un 46%. Estas cifras son alarmantes para cualquier empresa.

Sin importar el tamaño de la organización, el confort de nuestro espacio de oficinas impacta directamente. Este es un concepto que tiene que grabarse muy bien si realmente se pretende un crecimiento y una mejor productividad.

Todos ganan

Todas las mejoras que se puedan realizar no solo conllevan a una mejora para nuestros trabajadores, también pueden proporcionar una mejor distribución del espacio de oficinas que poseemos. Se puede, incluso, construir una sala de reuniones en caso de no poseer una, la cual puede brindar un sin fin de utilidades. Reuniones con los jefes, espacio para las personas que necesitan concentrarse para finalizar un trabajo importante, o bien, para bajar una determinada línea de información a algunos miembros en particular. La distribución del espacio físico suele ser un problema recurrente a la hora buscar un lugar adecuado para las oficinas. Si la distribución del lugar se estudia correctamente, seguro será posible disponer de un lugar cómodo, agradable y con una gran funcionalidad, consiguiendo los resultados requeridos.

En resumen, para un espacio agradable se necesita:

  • Una buena distribución de las oficinas, maximizando el espacio que tenemos.
  • Colores adecuados.
  • Aromas sutiles y agradables.
  • Temperatura correcta.
  • Frases motivacionales.
  • Menos paredes y más ambiente colaborativo.
  • Sala de reuniones.
  • Mejores relaciones interpersonales.
  • Herramientas de trabajo

Los ítems mencionados anteriormente son fundamentales para que nuestra fuerza de trabajo se sienta a gusto, cómoda y con ganas de sentir la empresa con un sentimiento de pertenencia. Cuando un miembro del nuestro equipo siente la empresa como suya, intentará hacer su trabajo de la mejor manera posible, y sabe que, si es bueno para la empresa, es bueno para él.

Una gran idea para informarnos de la percepción que tienen las personas que trabajan con nosotros es la de realizar encuestas, para verificar cuáles son las necesidades y cómo podemos solucionarlas. De esta manera, se puede llevar un control o seguimiento de las necesidades que cada uno de ellos tiene y nos brindan la herramienta adecuada para solucionarlo.

En conclusión, si descuidamos el confort de nuestra fuerza de trabajo, caemos en el riesgo que la productividad de la empresa se descuide de igual modo.

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