¿Por qué es conveniente arrendar oficinas equipadas?

Uno de los temas más importantes y recurrentes en la planificación de cualquier empresa, sobre todo para emprendedores y PYMESes el diseño de la infraestructura. Cualquier modificación que se quiera hacer a la oficina de la compañía requiere de un costo elevado, por lo que se debe meditar la decisión cuidadosamente, o se podría estar incurriendo gastos innecesarios.

Cuando la empresa está dando sus primeros pasos es precisamente cuando debe tomar la decisión de establecerse o no en alguna oficina y, de ser necesario, la opción se analiza desde distintas aristas. Por ejemplo, ¿dónde debería estar localizada la oficina? ¿Se debería arrendar un espacio o comprarlo? ¿Debería ser una oficina ya equipada o será conveniente equiparla uno mismo?

Está claro que estas preguntas tienen muchas respuestas posibles, pero hay una opción que ha estado tomando mucha fuerza últimamente: arrendar oficinas equipadas u oficinas virtuales, sobre todo cuando la empresa está comenzando.

Algunas ventajas de arrendar oficinas equipadas

No existe tiempo de instalación

Particularmente importante en las startups, porque están comenzando y necesitan de mayor agilidad y rapidez en su puesta en marcha. En este contexto, la empresa perderá tiempo y dinero innecesario si es que decide equipar una oficina desde cero para establecerse. Si decide arrendar una oficina virtual, en cambio, puede enfocarse en lo que realmente importa, que es trabajar tu nueva empresa sin tener que preocuparse por detalles más triviales.

Ahorro de costos

Relacionado con lo anterior, si la empresa está comenzando es fundamental ahorrar costos. En ese caso, una oficina equipada otorga básicamente los mismos servicios que una oficina normal, pero el arriendo de la primera es sustancialmente más barato, por lo que desde el punto de vista de costos es mucho más eficiente.

Flexibilidad

La mayoría de los contratos de oficinas tradicionales son a largo plazo. Este tipo de compromisos no es bueno para empresas que están comenzando, ya que muchas veces ni siquiera tienen ingresos seguros a futuro. En el caso de arrendar oficinas equipadas, muchas de las empresas que ofrecen el servicio dan la flexibilidad de renovar el arriendo mes a mes, sin necesidad de endeudarse a largo plazo.

Espacios de Coworking

Los espacios de trabajo compartido o coworking son básicamente espacios totalmente equipados que prestan los servicios básicos que cualquier empresa podría necesitar (recepción, Internet, salas de reuniones e incluso comida) a cambio de una suscripción mensual. Además, están fuertemente enfocados en la colaboración y generalmente son utilizados por freelancers, startups PYMES.

Los beneficios prestados por el espacio de coworking varían según la mensualidad pagada por el suscriptor, pero suelen ser más baratos que las oficinas privadas. Se puede, sin embargo, acceder a los servicios básicos sin importar la suscripción que se tenga. Claramente la mejor opción dependerá del número de colaboradores de la empresa.

Este tipo de establecimientos ha vivido un alza constante en los últimos años a nivel mundial, ya en 2017 1,7 millones de personas trabajaron en algún espacio de trabajo compartidoy se proyecta que este número seguirá creciendo en los próximos años, llegando a 5,1 millones en 2022. Latinoamérica no ha sido la excepción. Sin ir más lejos, la empresa más grande de la industria, WeWork, está en pleno proceso de expansión para llegar a unos 20.000 clientes en 2018.

Ventajas del Coworking

Esta modalidad posee una gran cantidad de beneficios, que van más allá de los mencionados anteriormente. En enero del 2018  Harvard Business Review publicó un estudio relacionado a los ventajas que tiene el coworking para sus usuarios.

Entre los resultados más interesantes se pueden destacar que un 79% de los encuestados afirmó que el Coworking aumentó sus redes sociales, un 83% se siente menos solo y un 89% señaló sentirse más feliz desde que se unió a un espacio de CoworkingEs decir, esta modalidad permite que los colaboradores de una compañía estén más a gusto y tengan un mejor ambiente de trabajo, lo que a largo plazo se traduce en una mayor productividad y compromiso por parte de los miembros de la empresa.

Para las empresas en particular, el estudio afirma que estos espacios “proporcionan una excelente infraestructura empresarial y tecnológica, fuertes oportunidades de Networking y exposición a nuevas empresas, productos y servicios innovadores“. Es decir, los integrantes de una empresa, además de sentirse más comprometidos y tener una mayor productividad, podrían tener mayores tendencias a la innovación, debido a que están en constante contacto con personas que se desenvuelven en otras áreas e industrias, lo que favorece el intercambio de ideas.

Existen muchos casos de éxito en Latinoamérica de empresas que han utilizado este tipo de oficinas, para verlos es cosa de analizar la gran cantidad de empresas que se han establecido en el Cowork de Start-Up Chiley que han crecido bastante en el último tiempo, como Destácame, Reciclapp, Babytuto, Bifidice o Lab4U.

¿Tiene desventajas?

Podría llegar a tenerlas si es que el lugar no es el adecuado y ser perjudicial en lugar de constructivo. Entre las posibles desventajas de un Coworking inadecuado encontramos el ruido o simplemente incomodidad para trabajar en conjunto. Para algunas personas podría ser molesta la pérdida de privacidad que involucra trabajar con otra gente, o que la seguridad no sea la adecuada. En definitiva, aquí es donde toma importancia el siguiente punto:

Factores para considerar antes de arrendar una oficina

Antes de tomar cualquier tipo de decisión, es importante estudiar todas las opciones disponibles desde distintos puntos de vista. Algunos de los factores más importantes son la localización de la oficina, los costos de arriendo e instalación, la privacidad y seguridad que brinda el establecimiento, la variedad y calidad de los servicios prestados y el ambiente de trabajo dentro del espacio.

Teniendo en cuenta lo anterior, es fundamental que la persona a cargo de la empresa (fundador, CEO, gerente) visite los espacios que considera como opción, analizando los puntos anteriores, y pondere la importancia de cada factor para poder decidir cuál es la mejor opción disponible. Un buen consejo para el encargado sería, en la medida de lo posible, trabajar un día completo allí para poder vivir en primera persona la calidad del espacio.

En conclusión, ¿conviene arrendar un espacio equipado?

Se puede ver que existen dos categorías importantes a estudiar a la hora de tomar una decisión referente a la oficina de un negocio:

Están aquellos elementos “duros”, que son medibles y objetivos, tales como el tiempo de instalación, los costos de arriendo o la eficiencia de los procesos dentro de la oficina.

También existen componentes “blandos”, relacionadas al ambiente de trabajo dentro de la oficina: qué tan gratos se sienten los miembros del equipo de trabajo dentro de la misma y qué tan comprometidos se sienten con la empresa (lo cual se puede ver influenciado por su espacio de trabajo).

Es claro, según lo dicho anteriormente, que las oficinas equipadas corren con una clara ventaja con respecto a las oficinas tradicionales en ambas categorías, por lo que sería lógico para cualquier startup o PYME decidirse por la primera opción.

Ahora bien, una vez tomada esa decisión es momento de inclinarse por el espacio de trabajo adecuado, en cuyo caso será necesario realizar una ponderación entre ambas categorías según la situación puntual en la que se encuentre la empresa. Puede que en la etapa actual sea más importante ahorrar costos que cualquier otro beneficio, o puede que se esté en etapa de expansión, siendo fundamental la mentalidad innovadora. Cualquiera sea el caso, lo importante es que la oficina perfecta para cada empresa, lo cual dependerá de su situación actual, sus requerimientos y su estrategia a futuro.

1 Estrella2 Estrellas3 Estrellas4 Estrellas5 Estrellas (CALIFIQUE EL ARTÍCULO)
Loading...

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *