Las 10 preguntas para hacer cuando busca espacios de oficinas

Buscar una oficina no es tarea fácil, sobre todo si consideramos que es una decisión que repercutirá en muchos aspectos y áreas de la empresa. Por ejemplo, ¿sabía que el espacio en donde sus colaboradores realizan sus actividades influye directamente en su productividad? En la misma línea, una buena ubicación puede ser determinante a la hora de atraer clientes y profesionales. Además, se deben contemplar aspectos relativos a las finanzas, como los recursos que habrá que invertir y tiempo que implicará acondicionar el lugar a nuestras necesidades.

Como puede ver, elegir espacios de oficinas implica considerar muchos aspectos. Por ello, a continuación, le presentamos 10 preguntas clave que deberá formularse para tomar una decisión acertada en la elección del espacio de trabajo:

1. ¿Cuánto espacio necesito?

Los espacios de oficinas deben ser elegidos pensando en la diagramación de los distintos ambientes. En ese sentido, se debe considerar la disposición del mobiliario, de los equipos y, desde luego, del personal.

Evidentemente, con el tiempo puede haber modificaciones en la diagramación. Sin embargo, al momento de elegir espacios de oficinas usted debe asegurarse de que cuenten con la superficie necesaria para que todos los elementos y los colaboradores tengan un lugar determinado.

Atendiendo a ello, Tom Kelly -jefe de marketing de la agencia de diseño interior Morgan Lovell– aconseja que, para saber si el espacio es suficiente para su mobiliario, puede colocar hojas de periódicos en el suelo que simulen los muebles. Así, sabrá si la oficina en cuestión es apta para recibir a su empresa.

2. ¿Hay espacio suficiente para que mi empresa crezca?

De acuerdo con sus planes de crecimiento, es probable que en el mediano plazo su empresa cuente con más colaboradores, requiriendo de más espacio. Siendo así, ¿el lugar que desea alquilar ofrece la posibilidad de rentar oficinas contiguas o ampliar sus instalaciones actuales? Debe comunicar sus intenciones al propietario y pedir que le informe con anticipación sobre próximos espacios disponibles.

3. ¿Causará un impacto positivo en el día a día laboral?

El trabajo colaborativo incrementa la productividad, fomenta la integración y facilita la toma de decisiones. Por ello, al momento considerar espacios de oficinas es importante que el lugar cuente con zonas adecuadas para que los equipos puedan intercambiar ideas, así como para reposo y convivencia. Es importante revisar que el diseño arquitectónico de la oficina cumpla con ciertos elementos en el entorno que favorecen el bienestar de sus colaboradores, como el hecho de tener abundante luz natural, una buena acústica y temperatura adecuada.

4. ¿Cuánto tiempo tomará el proceso de arrendamiento?

En la búsqueda de ambientes de trabajo, es importante considerar el tiempo de entrega de la oficina. Si es nueva, tal vez deba esperar a que queden completamente terminadas. En cambio, si están por desocuparse, deberá tener claridad sobre la fecha en que los inquilinos actuales desalojarán las instalaciones e investigar cuánto tomará el trámite de firma de contrato.

Cualquiera que sea el caso, analice si vale la pena el tiempo que llevará a su empresa instalarse en las nuevas oficinas o si es mejor buscar otra opción con entrega inmediata.

5. ¿Debo contratar un arquitecto o diseñador?

Tal vez haya encontrado un espacio con excelente ubicación y precio. Sin embargo, ¿ha considerado los ajustes necesarios para adaptarlo a sus necesidades? Para realizar modificaciones y tener un diseño que transmita la cultura de su empresa en cada rincón, es necesario tener claridad sobre qué tipo de profesional deberá contratar para tales fines -si un arquitecto o un diseñador-, además de solicitar presupuestos y el tiempo que tardará el trabajo.

Además, mientras se termina con la remodelación, considere que -además del gasto por acondicionar el espacio- deberá pagar la renta de su oficina actual. También debe consultar con el dueño si es posible realizar este tipo de modificaciones y cuáles son las restricciones al respecto.

6. ¿La ubicación es conveniente?

A pesar de que la tecnología permite que las interacciones con clientes y proveedores se realicen a través de videoconferencia u otros medios que facilitan la comunicación a distancia, no deja de ser necesario realizar reuniones presenciales.

En ese sentido, es conveniente analizar si el espacio que desea rentar es accesible para sus clientes y si existe una buena conectividad, con vías de acceso expeditas y medios de transporte cercanos a la oficina. También es fundamental considerar la conveniencia de la ubicación para sus colaboradores, que son quienes deberán acudir todos los días. Después de todo, un largo trayecto puede generar un impacto negativo en su desempeño normal.

Observe el entorno: ¿hay lugares para llevar a sus clientes a comer o tomar algo, negocios donde pueda adquirir los artículos básicos de oficina o limpieza, sitios como farmacias, bancos y todo cuanto puedan necesitar los colaboradores? Además, si la oficina no cuenta con espacio para que el personal pueda almorzar, ¿existen cerca de ahí restaurantes económicos y variados?

Finalmente, si su empresa tiene presencia en otras ciudades o a nivel global, debe considerar la distancia al aeropuerto y la existencia de hoteles cercanos para que sus clientes puedan alojarse.

7. ¿Hay espacio de estacionamiento?

Algo que puede influir en la decisión de un cliente a la hora de elegir entre su empresa o la competencia, es algo tan simple como la dificultad para estacionar su automóvil. Contar con espacio de estacionamiento para clientes y colaboradores es un factor importante que no debe pasar por alto.

Además, considerando que el transporte en bicicleta es una tendencia al alza, contar con estacionamientos para este tipo de movilización también es un aspecto de importancia.

8. En la mudanza, ¿ha considerado todos los gastos?

Además de los gastos obvios al momento de trasladar sus oficinas a otra locación -como la mudanza, renta y depósito- es conveniente analizar bien el espacio e identificar si es necesario hacer adaptaciones o gastos extra que no hayan sido contemplados, por ejemplo, si deberá comprar nuevo mobiliario porque el anterior no es adecuado para el espacio o modificar instalaciones eléctricas. Así, podrá determinar si vale la pena realizar dichos gastos.

9. ¿La oficina transmite el mensaje adecuado?

Un espacio de oficina debe ser el reflejo de la filosofía de la empresa y potenciar su imagen corporativa, por lo que se debe poner especial atención a los colores, mobiliario y elementos decorativos en general.

10. ¿El edificio es seguro y con buen mantenimiento?

Analice si el edificio en que se emplazan las oficinas cuenta con sistema de vigilancia y un staff de seguridad confiable. Investigue si se han perpetrado robos últimamente y preocúpese de conocer a quien se encarga de la seguridad y el mantenimiento.

¿Qué tan bien conservado está el edificio? Revise el estado de las áreas comunes, la recepción, elevadores, etc. Es importante consultar si se tiene contemplada alguna obra de mantenimiento en los próximos meses que pudiera afectar el trabajo de su equipo o la comodidad de colaboradores y visitantes.

La reputación de la zona en donde se ubican las oficinas de una empresa es muy importante para su buena imagen y la confianza de cualquier persona que desee realizar una visita. Una zona segura garantiza la tranquilidad de colaboradores y clientes.

Por último, considere los gastos de operación que implicará ubicar sus oficinas en ese lugar y no olvide revisar detalladamente cada uno de los puntos del contrato antes de firmar. Además del arrendamiento, deberá tomar en cuenta el pago de mantenimiento, servicios, impuestos y todos los gastos menores que -sumados- podrían representar una renta considerable cada mes.

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