5 claves para la búsqueda de oficinas en alquiler

Buscar oficinas en alquiler para su negocio puede ser difícil y es un asunto que no debe ser tomado a la ligera. Recuerde que las oficinas deben proyectar estabilidad y seriedad, por lo que es importante cuidar algunos detalles al momento de decidir entre un espacio y otro, para que pueda influir positivamente en  la reputación del negocio.

La oficina tiene que ser un espacio agradable para quienes trabajan en ella, así como para los clientes. Debe ser un ambiente que inspire tranquilidad y confianza. También es crucial considerar la funcionalidad del espacio porque esto hará que su equipo se sienta cómodo y satisfecho con la empresa, proyectándolo dentro y fuera de ella.

Por lo anterior, es necesario tomarse un tiempo para buscar con cuidado entre la oferta inmobiliaria, pues sólo así podrá elegir el espacio más adecuado para su negocio. A continuación, presentamos uns serie de recomendaciones para facilitar la búsqueda de una nueva oficina.

1. Ubicación

Es importante que las oficinas se ubiquen en un lugar de fácil acceso y cerca de los clientes, para mantener su fidelidad. Al mismo tiempo, hay que considerar la zona donde habita la mayor parte de los trabajadores de la oficina, ya que desplazarse largos trayectos todos los días, puede afectar negativamente su desempeño en el terreno laboral.

Hay que considerar que si el inmueble está demasiado lejos, es posible que uno o más trabajadores decidan buscar un empleo que les convenga más. Quizá no es posible conseguir la ubicación más conveniente para todo el equipo, pero se debe pensar sobre todo en los recursos humanos clave, es decir, aquellos que podrían ser más difíciles de remplazar.

Con respecto a lo anterior, debe cuidar que existan paradas de autobús en la cercanía para facilitar la movilidad de quienes acuden a las oficinas, ya que no todos se desplazan en automóvil.

Finalmente, el entorno debe ser seguro tanto para el equipo como para los clientes, pues usted no querrá exponerles en una zona donde exista peligro. Considere que el entorno del lugar de trabajo también tiene un impacto en el estado de ánimo del equipo. Una ubicación prestigiosa o conocida puede significar un alquiler más costoso pero podría ahorrarle muchos inconvenientes y, sin duda, hablará bien del negocio.

2. Tamaño

Elegir el tamaño más adecuado para la oficina en renta, es un aspecto que dependerá por completo de su negocio. Factores como el tipo de empresa, qué tan numeroso es el equipo de trabajo y los requerimientos a nivel técnico, ayudarán a decidir si es necesaria una oficina muy amplia o si una oficina de tamaño más pequeño es suficiente para satisfacer sus necesidades.

Además de lo anterior, considere si su negocio necesita alguna sala de espera, si requiere de una o más salas de reuniones, cubículos para el personal directivo, bodegas o algún tipo de área común.

También debe pensar en las necesidades futuras de la empresa, como el crecimiento o cambios en los requerimientos técnicos. Los contratos de arrendamiento de este tipo suelen contemplar plazos largos y si cree que su empresa podría crecer dentro de poco tiempo, mas por el momento no cuenta con un presupuesto suficiente para alquilar una oficina de mayor tamaño, conviene negociar el plazo del arrendamiento para que sea más corto.

3. Estacionamiento

Ubicar tu oficina en una zona céntrica es lo ideal, ya que facilita la movilidad del personal y de los clientes, aunque encontrar lugar de estacionamiento en este tipo de zonas puede ser bastante complicado. Más de una persona podría necesitar lugar de estacionamiento en la oficina y es importante tenerlo en cuenta.

El estacionamiento es una característica que sin duda eleva el costo del alquiler pero, a la larga, puede resultar muy conveniente. Si la oficina no cuenta con este servicio, hay que procurar que haya algún estacionamiento público cerca. Es posible negociar con los administradores de este tipo de recintos para obtener tarifas preferenciales para los integrantes de la oficina, así como para los visitantes.

4. Condiciones generales

Debe considerar las características físicas y el mantenimiento de las oficinas en alquiler, así como del inmueble en general.

Procure poner atención al estado de la parte externa del edificio, ya que será la primera impresión que se lleven los clientes. Revise el estilo arquitectónico del inmueble, así como la pintura y los acabados. Las condiciones en el interior son igual de importantes, o incluso más, ya que al estar dentro de un inmueble por varios minutos, tanto el personal como los clientes podrían fijarse en todos los detalles.

Asegúrese de que las instalaciones eléctricas e hídricas sean suficientes, estén al alcance de acuerdo con los requerimientos técnicos de la oficina y funcionen bien. Si se detecta algún fallo que podría mejorarse, conviene negociarlo con el arrendador para que la oficina se encuentre en perfectas condiciones antes de empezar a funcionar.

También tenga en cuenta los elementos de seguridad del inmueble: es importante que cuente con salidas de emergencia y extinguidores en caso de que ocurra un siniestro.

Una buena iluminación es básica para el buen desempeño del personal. La entrada de abundante luz natural es muy recomendable porque tiene un efecto relajante para quienes trabajan en el espacio y previene malestares como dolores de cabeza, irritación ocular y cansancio crónico. Además, la luz natural ayudará a ahorrar en la factura eléctrica.

Otro punto importante que no se debe pasar por alto, son las instalaciones sanitarias. No es necesario que sean completamente nuevas, pero el mobiliario y los recubrimientos en pisos y muros deben estar limpios y no encontrarse deteriorados. Las instalaciones de los sanitarios son un elemento muy importante para el equipo y además son carta de presentación ante los clientes.

5. Precio

El precio del alquiler es uno de los aspectos de mayor peso al momento de escoger por una oficina. Éste debe ir en relación con todos los demás puntos que hemos mencionado y no debe sobrepasar su presupuesto actual.

Pero un bajo presupuesto no debe determinar una mala decisión al momento de elegir una oficina. Por ejemplo, ubicar la oficina en las afueras de la ciudad sólo por ahorrar en costos de alquiler, puede ser un error grave: si está demasiado lejos, podría afectar su relación con el personal y ser un inconveniente para los clientes, tomando en cuenta el tiempo y los costos de traslado. Esto puede poner a la empresa en riesgo, ya que los clientes dan estabilidad al negocio y la rotación de personal es uno de los aspectos que más pueden afectar a la empresa.

Algo similar sucede si usted quiere ahorrar y elige una oficina en malas condiciones: en este caso, la situación también podría ser bastante delicada, ya que estará enviando la señal de que la empresa es poco seria o poco exitosa. Además, una oficina en condiciones pobres implicará mayores gastos a la largo plazo. Antes de decidir, piense si es mejor pagar una cuota mensual un poco más elevada o realizar algunas remodelaciones por su cuenta.

Siempre tenga en cuenta los costos ocultos, que son los pagos no incluidos en el precio del alquiler y que deberá hacer mensualmente como electricidad, agua y mantenimiento del inmueble. Antes de decidir, debe tener claro cuáles se incluyen en el costo del alquiler y cuáles no.

Finalmente, es importante realizar el trato a través de una agencia inmobiliaria confiable. Recuerde revisar cada punto del contrato de alquiler para evitar sorpresas y costos extra que no considerados, así como aclarar todas las dudas, incluyendo las consideraciones legales, con el corredor inmobiliario.

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