Espacios dinámicos de oficinas

Por un largo tiempo, se creyó que el mejor espacio empresarial es aquel que pone barreras a las posibles distracciones para los colaboradores y que inspira formalidad. Sin embargo, hoy sabemos que un ambiente laboral con esas características resulta -en la práctica- aburrido y poco motivante, lo que deriva en baja productividad, genera un tenso clima laboral hostil y no estimula la creatividad.

En respuesta a lo anterior, los espacios dinámicos se han convertido en una tendencia global durante el último tiempo, sobre todo en pequeñas y medianas empresas que buscan incentivar a sus colaboradores a mejorar la productividad a partir de un ambiente laboral sano y fluido. En ese sentido, este tipo de ambientes -que pueden también mezclarse con el trabajo colaborativo y otras tendencias- favorecen el aprovechamiento de los espacios y estimulan la interacción entre quienes comparten a diario el espacio de trabajo.

A continuación, le contaremos sobre cómo implementar espacios de trabajo dinámicos, para así aprovechar al máximo los recursos y espacios, al tiempo que se generan instancias de colaboración y otras tantas que apuntan a incentivar a la productividad, creatividad y eficacia laboral.

¿Qué es un espacio dinámico?

Un espacio dinámico es aquel que entrega a sus ocupantes las herramientas para adaptarse a las necesidades que surgen en una empresa. Este concepto fue introducido por la ciencia de la arquitectura para hacer referencia a áreas fluidas, permeables y flexibles al cambio, donde se pueda circular sin barreras.

Hablamos de un espacio que promueve la cercanía entre sus miembros y el entorno, como herramienta para lograr adecuarse de forma conjunta a los desafíos que surjan, porque un ambiente amigable resulta importante para pulir nuestras propias potencialidades

Usted debe estar pensando “yo no voy a la oficina a hacer amigos”, y es cierto. Vamos cada día a trabajar con el fin de generar recursos que nos permitan sobrevivir en el mundo y escalar profesionalmente, pero ¿no se necesita para eso tener una buena relación con el entorno de trabajo?

En base a esas preguntas, un grupo de investigadores -ya en los años 40- llegaron a la conclusión de que es fundamental compartir un espacio ameno para desarrollar buenos lazos colaborativos, y eso no ocurrirá en una oficina de 2×2 metros, donde solo hay un escritorio, una silla y una computadora. Por el contrario, el movimiento -el dinamismo- es fundamental.

La idea detrás de una oficina dinámica es -precisamente- reforzar esos lazos y construir un ambiente laboral óptimo que responda a las necesidades de la empresa, con un diseño arquitectónico que no solo resulte cómodo para que los colaboradores lleven a cabo sus tareas diarias, sino que también fomente ese dinamismo.

Esa sería la clave para que los colaboradores comiencen a disfrutar del día a día en la oficina y, de esta manera, eleven de forma innata la productividad, así como el compromiso que -como grupo- tienen con el crecimiento de la empresa.

El diseño de un espacio dinámico 

Los principios fundamentales de un espacio de trabajo dinámico son fomentar la productividad a través de la autonomía, creatividad y el trabajo compartido, y la construcción de estas cualidades tiene un fuerte componente arquitectónico.

Ahora bien, a todos nos gusta nuestra privacidad. Sin embargo, en este caso debemos olvidar la antigua idea de una oficina para una sola persona. Lo que se debe buscar, más bien, es diseñar un espacio laboral que -contrario a fragmentar el equipo de trabajo- lo reúna y lo mantenga en constante movimiento.

Con esto, el fin no es exponer a sus colaboradores ni privarlos de su espacio, sino que redefinir el concepto de oficina, viéndola más bien como un ecosistema horizontal, no como un espacio jerárquico. Si todos somos iguales y vamos juntos hacia una misma dirección, ¿por qué no reunirnos entonces en un solo espacio que nos mueva juntos? Crearemos, entonces, un ambiente común que sea cuna de la innovación.

Esto va más allá de cambiar la dirección de un escritorio o pintar las paredes de otro color. En el diseño de sus espacios de trabajo dinámicos debe estar considerado un plan para lograr que sus colaboradores se reúnan y compartan sus ideas.

En líneas generales, un espacio de trabajo dinámico debe tener las siguientes características:

  • Uso de ventanales: minimiza el uso de paredes como barrera.
  • Evitar paneles y separaciones entre escritorios: provee a sus colaboradores de herramientas para compartir e intercambiar ideas. No bloquee que se miren y se escuchen. Con esto, aprovechará el movimiento natural que se produce entre un grupo mayor de personas.
  • No más espacios reducidos: busque generar instancias casuales que fomenten la interacción entre colaboradores, además de potenciar la creación de espacios multiuso.
  • Hacer buen uso de tecnología: las herramientas tecnológicas no solo facilitan el trabajo, sino que además puede aprovecharlas para promover la colaboración. Por ejemplo, un software en la nube -que permita compartir información, hacer tareas en conjunto y comunicarse en tiempo real- permitiría optimizar los recursos y potenciar la productividad.
  • Salas de reuniones o proyectos próximas al área común de trabajo: aún en momentos en que la privacidad es necesaria, si hay cercanía con el área común de trabajo no separará al grupo.
  • Disponer de espacios recreativos o de relajo: considere las necesidades de sus colaboradores al tiempo que pone énfasis en establecer instancias sociales que promuevan la buena comunicación.

Puntos de cuidado en un espacio de trabajo colaborativo

Aun cuando una oficina dinámica tiene muchas ventajas, no debe olvidar poner en balance el “yo” y el “nosotros”. Un ambiente más abierto y flexible requiere buenas relaciones, por lo que promover y fortalecer un ambiente laboral grato debe ser una prioridad.

Por otro lado, si implementa un espacio colaborativo -una de las características del dinamismo en las oficinas- también debe cuidar que este realmente cumpla su propósito, y no que un grupo no realice sus tareas diarias a expensas de los que trabajan. En ese sentido, el control sobre la productividad de sus colaboradores debe ser una constante.

Hay quienes se distraen fácilmente, y la idea no es convertir su oficina en una jungla. Asegúrese de que el ambiente sea ameno, pero mantengalo a raya para evitar el desorden y la perdida de concentración.

Espacios dinámicos en Latinoamérica 

Ya en el mundo existen muchas oficinas dinámicas que funcionan muy bien, tales como las centrales de Google y los estudios de animación Pixar, en Estados Unidos. Sin embargo, Latinoamérica no se queda atrás.

El Área Tres Coworking  -en México- es una compañía de coaching en comunicación que se enfoca también en ofrecer servicios de coworking. Este es un concepto que nace de los espacios dinámicos, donde se crea una oficina de libre acceso para motivar el desarrollo de ideas.

De forma local, otras empresas como Check In Office (Nicaragua), My Office (Panamá) y Urban Station (Colombia) también ofrecen espacios dinámicos a sus colaboradores, incentivándolos a generar nuevas ideas a través de oficinas que promueven la libertad y fluidez en el quehacer diario.

En Guatemala también existen compañías que ofrecen espacios de trabajo dinámicos –como Insigne-, que llevan un tiempo apostando por esta nueva tendencia en oficinas, que apunta a estimular la creatividad y el trabajo colaborativo, elevando así la productividad.

Como puede ver, implementar espacios de trabajo dinámicos resulta un gran paso para aumentar la productividad de una empresa, porque no solo mejora la dinámica laboral de sus colaboradores, sino que también promueve la adaptación en tiempos tan cambiantes como lo son los nuestros.

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