La oficina como una herramienta de negocios

El diseño de los espacios de trabajo no es solo decorativo, también es un factor que impulsa al negocio.

La experiencia de un cliente al visitar sus oficinas por primera vez es determinante para sus relaciones futuras. Debe procurar que al momento de retirarse, se lleve una impresión muy agradable.

Una identidad corporativa bien definida ayuda a mantener una congruencia entre lo que su empresa es, lo que hace y lo que dice. Brinda las pautas visuales precisas para transmitir la imagen que deseas para su marca.

La identidad corporativa no solo debe reflejarse en la comunicación gráfica, también debe impregnar cada rincón de sus espacios de trabajo. Tal vez el asistir a sus oficinas sea el último de muchos pasos que ha tomado su cliente para llegar a conocerlo. Es indispensable que, desde el momento que cruce la puerta, reciba la misma imagen que se ha venido formando en todo este tiempo a través de sus comunicaciones.

Organización es sinónimo de confianza. Espacios de trabajo bien estructurados inmediatamente generan confianza en quienes los observan. Puertas abiertas, grandes ventanas y espacios bien iluminados brindan a los visitantes la sensación de ser bien recibidos y que se tiene la mejor disposición para hacer negocios y desarrollar relaciones a largo plazo.

Diseñe y aproveche su entorno como herramienta de negocios

Visualice su espacio de trabajo actual a través de los ojos de sus clientes

Por un momento olvide que se trata de su oficina. Observe objetivamente, como si se tratara del espacio de trabajo de alguien más. Si es posible, tome algunas fotografías o videos. ¿Qué aciertos o fallas puede detectar en la decoración y distribución? ¿Le agrada lo que ve? ¿Es un espacio ordenado o luce caótico? ¿Hay detalles — demasiados cables, equipo en mal estado, polvo, una planta seca — que den mal aspecto? ¿Qué emociones le produce el entrar a este lugar? Pida siempre una segunda opinión a alguien que pueda responder de forma objetiva.

Dentro de los espacios de oficinas todos los detalles cuentan

Desde las revistas de la sala de espera — que deben estar actualizadas y de acuerdo al giro de su empresa —,  la manera como son recibidos, si se les ofrece algo de beber, la música de fondo, los cuadros en la pared, las conversaciones que pueda escuchar entre los miembros del equipo de trabajo y la forma de relacionarse entre ellos.

Coordine a su equipo. Es básico que sus colaboradores sean cuidadosos con lo que dicen o cómo se comportan ante la presencia de cualquier visita. Aunque el cliente no venga a tratar con ellos directamente, deben saludar y ser amables. Por otra parte, no hay excusa para que los recepcionistas no sean especialmente atentos, ya que su tarea principal es orientar a cualquier persona que cruce la puerta.

Reciba a sus visitantes en un lugar especial, bien iluminado y confortable, que dé seguridad, los invite a hablar y a liberar estrés.

Diseñe su espacio tomando en cuenta al cliente que desea atraer

Ya sea que su negocio ofrezca productos a otros negocios (B2B) o a los consumidores finales (B2C), debe identificar muy bien al tipo de cliente con quien quiere hacer tratos; sus valores, gustos, objetivos, y con base en ello, adaptar el estilo de su decoración para llamar su atención y que se sienta identificado.

Una diseño original dentro de los espacios de trabajo siempre refleja creatividad e innovación. Si su target es gente joven, con ideas frescas y vanguardistas, no dude en ubicarse en espacios arquitectónicos modernos con detalles únicos en la decoración y mobiliario fuera de lo común.

Si su giro es más tradicional y sus clientes son gente conservadora, opte por un diseño sobrio, elegante y confortable.

Pequeños ajustes generan grandes cambios

Las imágenes son la principal influencia al momento de tomar una decisión de compra. Pensemos en sus oficinas como el empaque de algún producto ¿Cuántas veces ha  elegido un producto por sobre otro solamente porque su empaque resultaba más atractivo?  El ambiente de sus oficinas y su imagen visual influirá directamente en las decisiones de sus posibles clientes.

No es necesario invertir mucho tiempo o recursos para hacer cambios significativos. Algunos ajustes serán suficientes para hacer una gran diferencia:

Mejore la luz. Cambiar la iluminación, el color de las paredes, colocar espejos, abrir una nueva ventana para recibir luz natural darán un aspecto más agradable a una oficina oscura.

Detalles y mobiliario. Algunas plantas, nuevos escritorios, sillones, lámparas. Elija una adecuada combinación de colores, texturas y formas. Elementos en la decoración que hablen por su marca y los intereses de sus clientes. Sin embargo, procure mantenerlo simple, no sature  de elementos que hagan lucir su espacio desordenado y confuso.

Redistribuir espacios. En las oficinas más modernas y funcionales existen áreas de trabajo común, de descanso y convivencia, y espacios cerrados para cuando los colaboradores requieren de concentración. Procure organizar de esta forma sus oficinas. Recuerde que los colaboradores satisfechos se traducen en un mejor trato al cliente y mayor productividad. Cada metro cuadrado cuenta: optimice sus espacios para sacar el mejor provecho.

Color. Según la psicología del color, ciertos tonos influyen en el estado de ánimo y las emociones de las personas. Utilice colores cálidos para dar un ambiente más confortable y tonos fríos o neutros para lucir serio y profesional. En ambos casos procure brindar toques de color a ciertos elementos que armonicen o contrasten.

Algunos ejemplos

Son muchas las empresas que se han dado cuenta de la importancia de contar con oficinas corporativas modernas, funcionales y que inviten a hacer negocios. A continuación le mostramos tres empresas latinoamericanas que han sabido aprovechar sus espacios.

OFICINAS NEXANS, Chile

Nexans es una empresa que produce todo tipo de cableado y redes. Decidió remodelar sus oficinas para adaptar los espacios a las nuevas dinámicas de trabajo. Se cambió la distribución de los cubículos y salas de juntas, que en un principio estaban ubicados frente a una ventana, para brindar mayor luz natural. Se aprovechó al máximo los puntos arquitectónicos positivos, como los techos altos. El objetivo de Nexans es evocar a lo industrial, por lo que utilizaron instalaciones a la vista, estructuras metálicas y cristal.

OFICINAS BARRILITO,  México

Sus más de 50 años en el mercado han convertido a Barrilito en una marca de gran tradición en productos de papelería. Debido a la gran competencia e introducción de marcas más atractivas para las nuevas generaciones, la empresa decidió reinventarse para mantenerse vigente. Sus nuevas oficinas son un claro reflejo de lo que pretende mostrar la empresa y sus objetivos. Se utilizaron muebles exhibidores para tener a la vista su gran variedad de productos. Son espacios elegantes y funcionales, con un toque moderno, dinámico y divertido.

OFICINAS GROUP M, Colombia

Esta empresa es un importante grupo de agencias de medios. Ubicó sus oficinas corporativas dentro de un mismo edificio. El mayor reto al momento de diseñar los espacios de trabajo fue el buscar una personalidad propia para cada uno de los departamentos pero a la vez, que fuera de acuerdo con la imagen general de la empresa. Su diseño general es muy moderno y original, con elementos divertidos como columpios en la sala de espera, murales en sus paredes etcétera.

El gran desafío para diseñar espacios de oficinas que generen un impacto positivo en la empresa, sus procesos y sus clientes, consiste en poder alinear los valores e identidad de la marca en cada detalle, con una distribución de espacios que favorezca la productividad y, al mismo tiempo, sea tarjeta de presentación e imán para nuevos clientes.

Por eso, las compañías ya no ven al diseño de sus espacios de trabajo como un gasto extra, sino como una excelente herramienta para impulsar el negocio que se debe cuidar en todo momento.

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