Guía para estimar o calcular los metros cuadrados adecuados de una nueva oficina

Calcular el área ideal para un espacio de trabajo requiere considerar varios elementos.

De la correcta adecuación de los espacios de trabajo dependen, en gran medida, el rendimiento y la productividad laboral. Así lo demostró en 2014 el Estudio “Espacios de trabajo que mueven a la gente. De ahí la importancia de definir muy bien la cantidad de metros cuadrados necesarios para una oficina, componente fundamental para cualquier diseño de interiores enfocado en la producción y la capacidad creativa.

Sin embargo, estimar el área ideal de un espacio de trabajo no suele ser tarea sencilla. En el proceso inciden bastantes variables, y las dinámicas laborales modernas, caracterizadas por la colaboración y la movilidad, lo dificultan aún más.

Por eso, si necesita calcular el área ideal para su nueva oficina, esta guía puede ser de gran utilidad.

  1. ¿Cómo saber cuántos metros cuadrados necesito?

Esta es una de las preguntas más difíciles de responder en el campo del diseño de espacios de trabajo. Los expertos en el tema afirman que, actualmente, el área ideal de una oficina es 13 metros cuadrados por colaborador, porque los computadores ocupan mucho menos espacio que antes, por lo tanto, se puede almacenar en formato digital gran parte de los documentos que se utilizan a diario.

En ese sentido, solo tendría que multiplicar el número de colaboradores que van a estar en la oficina por 13. Tenga presente que esta cifra incluye los espacios comunes, como pasillos y salas de reuniones.

Por otra parte, la CCOHAS (Centro Canadiense de Salud Ocupacional y Seguridad), advierte que los espacios de oficinas deben facilitar el movimiento y la acomodación de visitantes cuando sea necesario. En base a ello, su sitio web presenta la siguiente tabla:

SOLICITUD RANGOS   DE ESPACIO
Dos personas pueden reunirse en una oficina con una mesa o un escritorio entre ellos – como un supervisor y un colaborador 60-72   “x 90-126” 152-183 cm x   228-320 cm
Un trabajador tiene un escritorio primario, y una superficie secundaria como una   credenza 60-72   “x 60-84” 152-183 cm x   152-213 cm
Oficina ejecutiva: 3-4 personas pueden reunirse alrededor de un escritorio 105-130   “x 96-123” 267-330 cm x   244-313 cm
Una estación de trabajo básica, como el centro de llamadas 42-52   “x 60-72” 107-132 cm x   152-183 cm

La organización advierte que los tamaños expuestos en la tabla son del libro Dimensión Humana y Espacio Interior, publicado en 1979. Aunque se trata de una referencia antigua, aclara, la utilizan porque no se ha encontrado información reciente que modifique drásticamente estos valores.

Sin embargo, debe te considerar que dicha fuente -de gran valor- no tiene en cuenta las dinámicas del trabajo colaborativo y móvil que puede reducir notablemente la asignación del espacio de trabajo para las oficinas. Además, desde el año 1979 a la fecha el diseño de mobiliario ha evolucionado bastante, no solo en el aspecto ergonómico sino en temas de peso y tamaño, por lo que hoy día ocupa menos área y es mucho más flexible.

En la misma web de la CCOHAS se citan los “Estándares de Fit-Up de 2.0 en el lugar de trabajo“, que crearon 4 perfiles y el espacio de trabajo que les corresponde en función del tiempo empleado en su puesto. Aunque son propios de Canadá, pueden servir como guía para estimar el área que requieres en su oficina, pues fueron creados por expertos en el tema. A saber:

  • Liderazgo: hace referencia a los cargos de dirección y gerencia. Les corresponden de 10 a 18.5 metros cuadrados.
  • Fijo: es el perfil asignado al personal que permanecen en su escritorio más del 60% del día, como los asistentes administrativos. A ellos les corresponde, como máximo, 4.5 metros cuadrados.
  • Flexible: el espacio asignado a estas personas es de 3 metros cuadrados. Tenga presente que son aquellos que están en su escritorio aproximadamente el 40% del día, como ejecutivos de cuenta y auditores, entre otros.
  • Dirección libre: son aquellos que van a las instalaciones de la empresa de vez en cuando, durante períodos cortos de tiempo, para reunirse con colegas o ponerse al día sobre proyectos. Un claro ejemplo de ellos son los consultores y teletrabajadores de tiempo completo. Dada la naturaleza de su labor, 1.5 metros cuadrados (cubículo) cumplirían con sus requerimientos de espacio.

Este rango de medidas puede reducirse, especialmente en aquellas empresas donde se incentiva el trabajo colaborativo y no son necesarios los grandes espacios. En todo caso, dentro de esta asignación solo se tienen en cuenta las estaciones de trabajo y se dejan por fuera los espacios comunes y de esparcimiento, así como las salas de reuniones. Por lo que sería factible establecer un promedio de entre 13 y 15 metros cuadrados de área por cada persona.

Asimismo, nuestros arquitectos calculan que las medidas ideales para una oficina, según el tipo de espacio de trabajo y la cantidad de colaboradores en la oficina, son:

TIPO DE ESPACIO MEDIDA POR NÚMERO DE   COLABORADORES
Esquema colaborativo 1 persona cada 10 metros cuadrados.
Esquema ejecutivo 1 persona cada 13 a 15 metros cuadrados.
Esquema de estación de trabajo básica, como en call centers 1 persona cada 5 a 8 metros cuadrados.
  1. Consideraciones previas para elegir el tamaño de su espacio de trabajo

En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que no hay una cifra exacta sobre la cantidad de metros cuadrados que necesitas para su nueva oficina, es recomendable considerar:

  • Tareas a realizar.
  • Tamaño total de la superficie de trabajo.
  • Mobiliario requerido.
  • Necesidades de almacenamiento.
  • Ubicación del mobiliario.

Esto le permitirá deducir el espacio suficiente para que cada colaborador lleve a cabo sus tareas de manera segura y cómoda. Adicionalmente, considere:

  • Naturaleza del trabajo: cantidad de tiempo que cada persona pasa en su estación de trabajo, número de visitantes que atiende a diario, utensilios y mobiliario que utiliza, etc.
  • Crecimiento futuro: piense en los proyectos de la empresa, pues la nueva oficina debe responder a ellos, por lo menos, en el corto y mediano plazo. Para ello, los expertos recomiendan considerar entre 10% y el 20% adicional al total de metros cuadrados proyectados inicialmente.

Finalmente, tener claro el valor por metro cuadrado en las zonas donde vas adquirir o arrendar su nueva oficina, le puede ayudar a determinar sus necesidades de espacio específicas, siempre con el fin de optimizarlo al máximo.

  1. Un breve ejemplo de cómo se estiman los metros cuadrados 

Teniendo en cuenta lo anterior, imagine que en su nueva oficina van a trabajar diez personas. La naturaleza de cada una de sus funciones es distinta, yendo desde colaboradores que permanecen todo el día en su estación de trabajo hasta algunos móviles que sólo hacen presencia una vez a la semana para entregar resultados.

Adicionalmente, la oficina será equipada con mobiliario moderno, especialmente diseñado para economizar al máximo los espacios.

Por lo tanto, una buena estimación, puede ser la de 13 metros cuadrados por persona. Esto para no entrar en los cálculos mayores que propone la CCOHAS, pues al tratarse de una oficina pequeña no es necesario hacerlo porque el margen de error es más manejable.

Así las cosas, sólo tiene que multiplicar 10 (número de colaboradores) por 13 (metros cuadrados por colaborador), lo que da como resultado 130 metros cuadrados como medida ideal para su nueva oficina.

Sin embargo, puede pensar en adicionar 26 metros cuadrados más, para suplir el espacio necesario para atender a los visitantes. Así, el total serían 156 metros cuadrados.

Finalmente, proyecta un crecimiento no muy alto pero sostenido en el tiempo. La adición de un 10% al área obtenida anteriormente justificaría las necesidades de espacio futuras. Es decir que debe sumarle 15.6 a la cifra obtenida anteriormente.

En total, el espacio ideal para su nueva oficina sería de 171 metros cuadrados.

En definitiva, existe un gran número de factores que se debe tener en cuenta en el momento de diseñar un nuevo espacio de trabajo. Pero no solo eso, además del área, los espacios de trabajo cómodos se caracterizan por cumplir una serie de estándares básicos que garantizan la comodidad de los colaboradores.

Una correcta iluminación natural y una buena ventilación, un mobiliario ergonómico con sillas y mesas móviles, de altura graduable e incluso plegables, así como una decoración enfocada a inspirar la creatividad y potenciar la energía son elementos que se debe cuidar si lo que se busca es garantizar el bienestar y la eficiencia dentro de la oficina.

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