Mobiliario para diseñar una sala de Brainstorming

El mercado moderno, cada vez más dinámico, globalizado y competitivo, exige de las empresas un alto nivel de creatividad e innovación. De ahí la importancia de la lluvia de ideas o Brainstorming, entendida como una herramienta o método de trabajo en equipo para generar y potenciar diferentes ideas, especialmente cuando es necesario:

  • Determinar las posibles causas y / o soluciones a problemas.
  • Planificar los pasos de un proyecto.
  • Decidir en qué problema u oportunidad trabajar.

Sin embargo, al impulsar la colaboración y ejecución de lluvias de ideas, debe garantizar a su equipo un Brainstorming Room especializada, donde la creatividad fluya y se pueda innovar eficazmente. Como sucede con todos los espacios colaborativos, ésta puede ser tan formal o informal como lo desees. Lo importante es que se encuentre equipada con el mobiliario correcto y responda a algunos patrones de diseño importantes. Tome nota:

1. Factores para diseñar la sala de brainstorming especializada

Para ser eficaz y responder a las recomendaciones de diseño modernas, todo salón de lluvias de idea debe contar, al menos, con los siguientes elementos:

1.1. Sillas

Los Brainstorming Room son espacios colaborativos en los que la interacción entre los miembros del equipo es intensa. Por eso deben ofrecer asientos cómodos, que permitan a los colaboradores sentirse relajados y sentarse en diferentes posturas. Puedes pensar en asientos de salón, taburetes, puffs u otomanas. Lo importante es que sus diseños sean modernos y proyecten un ambiente diferente al que caracteriza a las otras áreas de la empresa.

 1.2. Mesas

Las mesas de altura regulable son una excelente opción para las salas de lluvias de ideas. Entre los varios beneficios de trabajar en un escritorio de pie se hallan el aumento de la productividad, la mejora del estado de ánimo y la energía, elementos indispensables a la hora de poner en marcha la creatividad.

También puede agregar una mesa amplia, para apoyar planos o documentos de gran tamaño.

Algo importante es que todos los muebles de la sala sean flexibles, es decir que posean ruedas y sean livianos. De esta manera podrá acomodarlos de acuerdo con las necesidades de la reunión.

1.3. Decoración

Aunque no lo crea, la decoración es un componente fundamental en los espacios destinados a fomentar la creatividad y la colaboración. En ese sentido, es factible que siga las siguientes recomendaciones de diseño.

  • Procure ubicar la sala de Brainstorming en áreas privadas o semi-privadas, donde no se presenten distracciones externas y el ruido no moleste a los colaboradores.
  • Pinte las paredes de colores que inspiren la creatividad y suban la energía de las personas. Determinarlos es toda una ciencia, pues más allá del color en sí, en la psique humana influyen las tonalidades, las sombras e incluso la industria a la que pertenece la empresa. Por eso es importante que, al respecto, busque la asesoría de un experto en el tema.
  • No olvide que el color de las paredes debe hacer juego con los muebles, los accesorios y las piezas de arte. Esto es fundamental para potenciar las sensaciones positivas que produce el color en los miembros del equipo de trabajo.
  • Procure dejar algunos muros libres, para que los miembros del equipo puedan pegar notas u otros elementos para retener o compartir ideas.
  • Utilice estrategias de almacenamiento en niveles, a fin de que siempre tenga organizados y a la mano los suministros, documentos y demás elementos para ejecutar la sesión de lluvia de ideas.
  • Agregue una alfombra con el fin de aislar el ruido y el frío, haciendo el espacio más cómodo y acogedor.
  • Las macetas también son importantes en este tipo de salas, especialmente porque ayudan a absorber los niveles de CO2 en el ambiente y generan un ambiente tranquilo y relajado.
  • Los muebles también son parte de la decoración, por eso es importante cuidar que su diseño sea coherente con la identidad de la empresa.

Adicionalmente, debe procurar que las fuentes de iluminación sean en su mayoría naturales, pues algunos estudios demuestran que la luz artificial es sumamente dañina para la salud humana y puede, incluso, reducir los niveles de energía y productividad de las personas.

2. Elementos tecnológicos y no tecnológicos que debería incluir la sala

Dentro de una sala de lluvia de ideas los suministros son igual de importantes que las mesas y los asientos. Entre los más necesarios cabe mencionar los posts de notas, las pizarras -preferiblemente con ruedas-, los marcadores, las láminas de Foam Board, los soportes para exposiciones y los bolígrafos para cada uno de los participantes.

Además, puede incluir computadoras y monitores con funcionalidades plug and play, para que los miembros del equipo compartan contenido digital o interactúen de manera remota con colaboradores que se encuentren fuera de las instalaciones. Obviamente, esto implica la inclusión de algún software de colaboración en línea que  permita hacerlo.

Además, es necesario contar con un proyector, para ampliar el campo visual de los colaboradores cuando el grupo supera las 10 personas.

No está de más pensar en una cafetera y/o pequeña máquina de snacks, a fin de que los participantes puedan tomar un café o comer unos dulces para relajarse y calmar la ansiedad. Sin embargo, de tenerlas, es necesario establecer Coffee Break. De lo contrario la reunión puede convertirse en un desorden.

3. ¿Para cuántas personas deberían diseñarse las salas?

Al hablar de la cantidad ideal de colaboradores que deben participar en una lluvia de ideas puede encontrar diferentes apreciaciones. Algunas fuentes  dirán que máximo seis personas, otras dicen que 12. Pero existe cierto consenso al considerar que el “número mágico” es de 8 a 10. Esta posición, argumenta que una cifra mayor dificulta la participación de todos intervinientes y se presta para las conversaciones laterales.

Sin embargo, se aclara que de presentarse una situación en la que la reunión deba llevarse con más de 10 colaboradores, puede considerar la opción de dividir el grupo en varios equipos pequeños, a fin de que realicen sesiones simultáneas (cada una con su propio moderador y escriba). Luego se reúnen todos para cotejar resultados y hacer un Brainstorming integral.

En ese sentido, la sala debe ser lo suficientemente amplia como para albergar cómodamente a 10 participantes. Pero, además, hay que considerar la posibilidad de mover el mobiliario de un lado a otro y contar con espacios para acomodar pantallas, computadoras y demás dispositivos que los colaboradores puedan necesitar para el desarrollo de la reunión.

¿Cómo se benefician de un Brainstorming room las empresas?

Como ya se señaló, las lluvias de ideas son imprescindibles en cualquier organización, entre otras cosas, para resolver problemas, planificar proyectos e innovar. Específicamente, permiten aprovechar la colaboración de su equipo de trabajo, donde cada miembro puede realizar aportes de incalculable valor al tema en cuestión.

Al contar con un espacio de éstos al interior de su oficina, las empresas pueden explotar en cualquier momento esos beneficios, realizar reuniones de emergencia para solventar contingencias y mantener el espíritu colaborativo en el equipo. Recuerde que, conforme a las estadísticas, 86% de los colaboradores y ejecutivos citan la comunicación ineficaz o la falta de colaboración como la causa de las fallas en el lugar de trabajo.

Lo importante al respecto es que la sala cuente con el diseño, los muebles y suministros apuntados anteriormente. Así le garantizará a sus colaboradores todo lo que necesitan para poner a funcionar su creatividad y obtener de las reuniones las mejores ideas.

Un claro ejemplo de lo que debe ser una sala de lluvias de ideas lo representan los espacios de Comunal, compañía peruana especializada en el alquiler de espacios de trabajo colaborativo. Está dotada del equipamiento necesario, sus muebles son cómodos, la decoración agradable y el espacio es reconfigurable, entre otras tantas características de las enunciadas anteriormente.

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