Conoce los tipos de mobiliario para un espacio de oficina colaborativo

El desarrollo tecnológico y las nuevas dinámicas del mercado han generado un cambio significativo en la naturaleza del trabajo. Gran parte de los colaboradores ya no pasan el tiempo de su jornada laboral solos frente a una computadora; se desempeñan en diversos espacios sociales e interactúan con otras personas, ya sea de manera presencial o mediante los las tecnologías de la comunicación (chats, videoconferencias, llamadas grupales, etc.). Esta tendencia, conocida como trabajo colaborativo, crece aceleradamente.

Como en cualquier otra labor, las personas que se desempeñan de esta manera requieren de espacios de oficinas dotados con mobiliario ergonómico, que se adapte a las distintas posturas que asumen durante la jornada. Así se reduce el riesgo de lesiones, optimizando la eficacia y agilidad de los diferentes procesos. Entre los elementos necesarios, destacan los siguientes:

Pantallas de diferentes tamaños, ajustables en ángulo y altura

El trabajo colaborativo conlleva la necesidad de compartir con los miembros del equipo información procesada en pantalla.

Para evitar las lesiones asociadas a movimientos bruscos o malas posturas al intentar visualizar los datos, las pantallas deben ser ajustables en altura y ángulo.

De otra parte, es necesario tener en cuenta que el trabajo colaborativo se caracteriza por constantes reuniones, en las que es necesario contar con pantallas grandes que garanticen que todos los colaboradores visualicen la información expuesta. O, en el caso de las videoconferencias, observar en detalle la expresión facial del interlocutor y el texto, gráficos y demás datos que se compartan a través de ellas.

Pizarras blancas y rotafolio

Son necesarios para equipar las salas de reuniones, especialmente cuando están dirigidas a atender pequeños grupos de colaboradores que necesitan compartir información visual.

En este punto, hay que tener en cuenta que la ergonomía laboral no hace referencia únicamente a la postura del cuerpo. Según la Asociación Internacional de Ergonomía, ésta se refiere “al conjunto de conocimientos científicos aplicados para que el trabajo, los sistemas, productos y ambientes se adapten a las capacidades y limitaciones físicas o mentales de la persona”. En consecuencia, los equipos enfocados a facilitar la presentación de la información hacen parte de la materia y evitan problemas tan graves como la fatiga visual.

En el caso de las pizarras, éstas ayudan a mantener una postura erguida y saludable, favorecen la generación de ideas y amplifican el potencial del diseño de espacios colaborativos. Es más, una pizarra suficientemente grande se puede usar para separar espacios de trabajo, ajustando el ambiente a las necesidades de los colaboradores y sus actividades.

El rotafolio, en tanto, es otro tipo de pizarra, que permite que las discusiones sean más interactivas y que el expositor obtenga una retroalimentación inmediata respecto del tema planteado.

Mesas para trabajo colaborativo

El trabajo colaborativo se caracteriza por las constantes interacciones entre los miembros del equipo. Por lo tanto, las mesas tienen que estar diseñadas para evitar posturas inseguras, como doblarse o inclinarse. En la medida de lo posible, deben ser ajustables en altura, contar con enchufes e interruptores a la mano, garantizar la comunicación visual entre las partes y facilitar el intercambio de documentos, dispositivos o cualquier objeto. Todo, garantizando una postura correcta y acorde a las características específicas de cada persona.

Sillas ergonómicas

Es común escuchar a personas quejándose por los dolores que le provoca su espacio de trabajo y el mobiliario que ahí se usa, sobre todo quienes trabajan la mayor parte del día sentados. Esto representa graves problemas para la salud, especialmente en el área lumbar (músculos y huesos). A esta situación no escapa el trabajo colaborativo, por más interacción y movimiento que lo caracterice.

Por lo tanto, es importante equipar los espacios de oficinas con sillas ergonómicas, que garanticen la salud de la espalda de los colaboradores. Entre sus características más importantes, se encuentra el soporte lumbar, que debe ser adaptable a las diferentes zonas del cuerpo, con una inclinación ajustable al movimiento de la base del asiento; respaldo reclinable y “posición de balanceo”, construido con materiales transpirables, asiento ajustable y cojines densos que se adapten al cuerpo humano, pero que mantengan su forma, preferentemente en gel; reposabrazos graduables en altura y ángulo y ruedas.

Muchas sillas tienen estas características, pero no todas garantizan la misma calidad en diseño. Las mejores son aquellas que carecen de mecanismos pesados y complejos, permitiéndole al usuario cambiar de posición sin mayor esfuerzo.

Sofás ergonómicos y mobiliario casual

Los sofás ergonómicos y el mobiliario casual son indispensables para desarrollar pequeñas reuniones, atender clientes, descansar e incluso realizar tareas simples, como revisar e-mails, trabajar en el portátil o compartir un café.

Lo importante es que tengan el asiento firme, apoyabrazos blandos y anchos,  además de almohadas de apoyo para que los colaboradores puedan graduar la profundidad del asiento, optimizando el soporte lumbar.

Archivo de oficina

La ergonomía laboral también tiene que ver con la salud mental. Y quizá una de las situaciones que más causa estrés entre los colaboradores es no encontrar los documentos, materiales o utensilios que necesitan para realizar determinadas tareas.

En ese sentido, los archivos de oficina representan una de las mejores soluciones al respecto. Lo importante es ubicarlos a una altura adecuada  e incentivar en el equipo la cultura del orden.

Mesas para trabajar de pie

Además de los problemas lumbares, trabajar sentado durante más de ocho horas produce serias enfermedades, como túnel carpiano o problemas cardiovasculares.

Pero esto no solo es consecuencia de pasar mucho tiempo sentado en el trabajo, existe evidencia que demuestra que permanecer parado por largos periodos de tiempo también aumenta el riesgo de sufrir enfermedades cardiovasculares. Por eso, las personas cuyo trabajo les exige moverse constantemente, cambiando de espacios e incluso de mobiliario que se usa, tienen menos probabilidades de presentar estos problemas de salud.

Los diseñadores de espacios de trabajo colaborativo han reconocido el problema, favoreciendo la creación de mesas para trabajar de pie, para que el trabajador varíe de postura durante el día. Con ello, los riesgos de enfermedad disminuyen y la calidad del trabajo aumenta.

Cubículos para la privacidad 

Los espacios de trabajo de plan abierto optimizan la colaboración, promueven el trabajo en equipo y mantienen los canales de comunicación abiertos. Pero tienen una gran desventaja: reducen la privacidad y aumentan las distracciones a la hora de realizar tareas individuales.

En ese sentido, el mercado ofrece cubículos que pueden permanecer abiertos para el trabajo colaborativo, y ser cerrados en el momento en que se requiera privacidad. Su diseño acústico garantiza que no entre ni salga ruido del cubículo una vez que se cierra su puerta.

Las características específicas de cada mueble o equipo dependen de las necesidades específicas y presupuesto de cada empresa. Lo importante es siempre buscar proveedores certificados, que garanticen la calidad de los productos y ofrezcan precios competitivos.

Adicionalmente, al implementar su uso es necesario complementarlo con un correcto diseño del espacio, en el que se tengan en cuenta factores como el color de los muebles y las paredes, la iluminación, la ventilación y la posición estratégica de cada pieza del mobiliario.

Aunque en un principio puede representar una buena inversión, las investigaciones demuestranque realizar cambios en el ambiente de trabajo para mejorar la seguridad y la salud de los trabajadores, reduce los costos de una empresa,  junto con mejorar los problemas de productividad y calidad, disminuyendo la posibilidad de que los empleados presenten una queja ante las autoridades que vigilan la seguridad y salud ocupacional.

Un claro ejemplo de lo que se puede lograr lo representan las oficinas de Slack and Company. En espacios caracterizados por cubículos de paredes altas – con poco espacio para apuntar notas y compartir ideas -, los miembros creativos del equipo  tenían serios problemas para comunicarse y su producción no era la mejor.

Ante esa situación, Gary Slack, CEO de la empresa, tomó la decisión de trasladar las sedes de la compañía a un espacio vecino de 548 metros cuadrados, iniciando un proyecto de “Living Office”, donde el mobiliario y la adecuación de un entorno para el trabajo colaborativo fueron la solución al problema.

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