Tipos y tendencias de salas de reuniones que fomentan la colaboración

El tipo de sala de reuniones de una oficina tiene un impacto directo en el estado mental de los colaboradores durante una reunión, así como en la calidad de los resultados de ésta mediante un mejor trabajo en equipo. Muchos empresarios mantienen la idea de que estos lugares deben constar de una mesa, asientos y cuatro paredes, pero nada está más lejos de la realidad. Los espacios de trabajo no se escapan a las tendencias y a la optimización.

Más adelante se verán algunos ejemplos de éxito en esta área, pero antes de pensar en la sala de reuniones perfecta, hay que aprender las cosas básicas que ésta debe tener, desde el mobiliario, hasta la tecnología. Lo importante es la armonía, que muchas veces está ligada a la funcionalidad.

Una sala de reuniones ideal es aquella que logra combinar la innovación, el estilo y la funcionalidad. Pero ¿cómo lograrlo? A continuación, lo explicamos en profundidad:

Mejorar la colaboración a partir del diseño de la sala de reuniones:

El espacio laboral no comienza y termina con la sala de reuniones, pero está claro que es en ésta donde se lleva a cabo el trabajo en equipo de un proyecto. Mejorarla ayudará a optimizar automáticamente las vías de colaboración entre el equipo y los líderes de proyecto.

Las salas de reuniones refuerzan la colaboración entre las personas que comparten el espacio de trabajo, incluso si son de áreas distintas, porque fomenta el intercambio de ideas y posiciones que enriquecen el proceso creativo y mejoran los resultados del mismo.

Para conseguir el efecto deseado, es de vital importancia que la sala de reuniones provea al colaborador del estado mental propicio para trabajar. Motivarlo no sólo se trata de hacerlo sentir bien, sino de proyectar en él los ideales de la empresa; hacerle saber que forma parte de una organización actual y en constante crecimiento.

Al final del día, una sala de reuniones que promueva la colaboración es aquella que refleja la cultura de una empresa, así como su importancia en el sector al que pertenece.

Cómo empezar a rediseñar la sala de reuniones:

Para empezar a diseñar la sala de reuniones ideal es necesario hacer una evaluación previa de lo que la organización busca. Generar un nuevo espacio de colaboración, transmitir la cultura de la empresa a sus colaboradores, ofrecer nuevos diseños de ambiente y mobiliario ergonómico o más tecnología para potenciar las dinámicas de trabajo pueden ser las metas iniciales a la hora de rediseñar una sala de reuniones.

En primer lugar, una sala de reuniones que promueva  el trabajo en equipo debe reflejar los valores y la cultura de una empresa. Si es un giro publicitario, los colaboradores deben sentirse creativos y con disposición a colaborar en todo momento; si es una marca de alimentos debe transmitir la misma imagen que da al público, teniendo al producto como elemento principal.

Para lograr esto se debe responder la pregunta: ¿qué representa la empresa dentro de la cultura y cómo transmitir estos valores a los colaboradores de una forma adecuada e innovadora? Es importante tener presente en todo momento que éstos son seres humanos y responderán a los estímulos.

Por supuesto, no basta con deslumbrar a un equipo con mobiliario y tecnología costosos, sino convencerlo de que forma parte de algo importante, que tendrá un impacto en el mundo real. Una sala de reuniones efectiva debe hacer sentir a los que participan en ella que afuera hay muchos otros a quienes les encantaría estar en su lugar.

El mejor mobiliario:

Las piezas de mobiliario indispensables que conforman una sala de reuniones son la mesa, las sillas, una mesa auxiliar, paredes y ventanas que permitan una buena iluminación. El diseño y estilo a elegir dependerá de las necesidades de la empresa, pero lo mejor es no ir con lo tradicional, pues muchas veces puede resultar aburrido y no fomentar la colaboración.

Por ejemplo, en vez de una mesa rectangular, ¿por qué no optar por una mesa en forma de U? O, en vez de sillas de oficina, algún tipo de sillón más cómodo. Es importante que el mobiliario refleje un ambiente relajado que haga a los colaboradores sentir cómodos y con más disponibilidad al trabajo.

Avances tecnológicos: grandes aliados prácticos y un toque de modernidad

Al pensar qué tipo de tecnología implementar en una sala de reuniones, debe tomarse en cuenta que muchas veces la tecnología de punta, a pesar de lucir espectacular, no responde a las necesidades de la empresa y, sobre todo, no fomenta la colaboración. Los elementos infaltables son: sistema de videoconferencias, proyector para presentaciones, pizarra electrónica y computadoras personales. Si a los colaboradores les gusta la forma en que esta tecnología es implementada, la usarán para aumentar la  productividad.

La importancia del espacio:

Los espacios de trabajo, como puede comprobarse al ver las oficinas de los grandes corporativos, además de ser un símbolo que representa la imagen que una empresa quiere proyectar a sus colaboradores y visitantes, son de vital importancia para el buen desempeño y productividad. A continuación, se puede leer un listado de las marcas que han logrado dominar el arte de acondicionar el espacio de trabajo, principalmente las salas de reuniones:

Redbull: Su sala de reuniones es especial, debido a que cuenta con columpios en lugar de sillas tradicionales y pasto artificial en vez de alfombra. Gracias a esto, cumple al 100% la idea de que un espacio adecuado fomenta la colaboración por sobre un espacio sobrio y gris.

WeWork: Las salas de reuniones de este servicio para freelancers están diseñadas como un acogedor café. La mayoría de su mobiliario está hecho de madera, lo que resulta inspirador para trabajar.

DropBox: La sala de reuniones de DropBox tiene un eje temático: las películas de volver al futuro. Cosa que sin duda le da un toque millenial. Además, la mesa cuenta con juguetes que estimulan la mente y la creatividad, como piezas de Lego y cubos Rubik.

Scope: La empresa de software diseñó su sala de reuniones con un enfoque minimalista que da un resultado armonioso a la vista. Es fácil imaginarse lo bien que debe sentirse trabajar ahí. En vez de paredes, implementaron cortinas para dividir los espacios de trabajo. Sin duda, una idea innovadora.

Microsoft: Esta empresa tomó el reto de convertir una oficina hecha completamente de madera en un espacio para reuniones funcional y atractivo. Más que una sala de reuniones parece el living de una casa donde se reciben visitas. Esto crea un ambiente acogedor que afecta positivamente a los colaboradores.

Aspectos a tomar en cuenta:

Aunque el diseño y acondicionamiento de una sala de reuniones es la clave para crear un ambiente colaborativo, el trabajo no termina ahí. Es importante contar con las estrategias de motivación necesarias para sacarle el máximo provecho a la buena disposición de los colaboradores. Un buen líder de proyecto  es necesario para promover el trabajo en equipo, en conjunto con una sala de reuniones recién remodelada y optimizada.

No debe olvidarse que la colaboración se da a partir de un estado mental positivo y un ambiente de trabajo relajado. De poco servirá contar con la mejor de las salas de reuniones si las vías de comunicación son hostiles dentro de ellas.

Ya se han repasado los aspectos que deben tomarse en cuenta a la hora de rediseñar una sala de reuniones que fomente la colaboración. La buena aplicación de éstos depende de la creatividad del encargado de implementarlo. Las compañías importantes contratan diseñadores de interiores para dejarlo en manos de expertos, lo que casi siempre asegura buenos resultados. En estos tiempos, es impensable para una empresa no contar con un espacio para reuniones que no sobresalga por su originalidad. ¡Es hora de poner manos e ideas a la obra!


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